Cadre d’utilisation

Mise en place de nouvelles méthodes ou analyse de l’existant.

Description

La mise en place de nouvelles méthodes peut être vue en plusieurs parties. Ceci permet de diminuer certaines réticences via une co-construction et une vision globales permettant la prise en compte des divers membres de l’association.

Des outils, pourquoi ?

Nous avons déjà abordé dans la partie Introduction à la gestion de projets la partie présentation, qui permet de montrer l’intérêt de l’utilisation de méthodes / outils.

Ceci permet déjà de faire tomber certaines réticences.

Des réticences peuvent être dues à une méconnaissance. Si certains membres sont très éloignés des outils de réunions ou de l’informatique et si cela est nécessaire pour la structure, il peut être utile de faire appel à des compétences pour former sur les aspects les plus basiques. Cela peut se faire via des structures externes, des groupes d’entraide interne, des formations...

Quels impacts ?

Le choix d’un outil agit à plusieurs niveaux :

• cela permet de faciliter le travail (si ce n’est pas le cas, avez-vous vraiment besoin de cet outil ?) ;
• un outil donne un cadre qui conditionne la pensée (L’outil prend-il en compte nos valeurs ? Ne les dénature-t-il pas ?) ;
• il est fait pour une tâche, mais prend aussi en compte les tâches qui en découle ou le précède, si l’on veut avoir une vision globale ;
• seul, il ne suffit souvent pas, il faut une gestion humaine (référent·e, délégué·e ou autre qui explique, transmet, relance...) ;
• un outil peut être un logiciel, un support papier, une approche ludique... ;

Quels outils ?

Pour les définir, des outils qui ne suivent une logique ordonnée, on peut utiliser des tableaux croisés, la méthode en sept étapes, un cahier des charges...

Des manières de définir les outils qui suivent une logique ordonnée peut être avec la roue de Deming, les cercles du temps, PERT ou encore un diagramme de flux.

Exemple

Faisons un exemple avec un diagramme de flux, entrevu succinctement avec l’analyse des procédés.

Pour l’exemple, nous allons considérer les adhérent·e·s, mais nous pourrions aussi faire les partenaires sociaux, les partenaires financiers ou encore la production d’un évènement, d’un produit...

La première réunion
Nous réunissons un maximum de personne afin d’aborder le sujet. Sans oublier les dérogations avec un ordre du jour détaillant la démarche collective, afin que les absent·e·s puissent aussi participer.

Lors d’une première réunion, nous réfléchissons aux divers moments d’interactions des adhérent·e·s avec l’association. Nous pouvons le faire sous forme de « brainstorm » ou « remue-méninges » définit en partie 2 et 3 de la méthode en sept étapes.

Plus les éléments sont fractionnés, plus l’analyse est fine.

Nous obtenons alors :

• Premier contact
• Renouvellement
• Adhésion
• Départ
• Vie associative
• ...

Dans un deuxième temps, nous pensons à l’agencement de ces éléments.

Enfin, nous demandons aux participant·e·s de chercher pour la prochaine réunion des outils pouvant servir à chaque étape. Nous demandons également de réfléchir à des potentielles étapes omises. Les personnes absentes reçoivent le compte rendu avec les mêmes indications.

La deuxième réunion
Pour la deuxième réunion, les outils proposés peuvent être variés.

Par exemple, pour la partie premier contact, nous avons les propositions suivantes :

• se référer à une feuille de présentation pour les contacts téléphoniques ;
• avoir des mails modèles pour les contacts mails ;
• avoir un répondeur automatique du type (appuyer sur 1 pour telle information...) ;
• formation à la prise de contact des membres de l’association ;
• checklist des éléments à annoncer ;
• avoir une feuille de contact pour noter les prise de contact...

Ainsi, pour chaque partie, nous disposons de plusieurs propositions.

Pour choisir celles que l’on conserve et met en place, nous pouvons considérer plusieurs éléments tels que :

• les valeurs de l’association ;
• un outil simplifiant une étape s’agence-t-il bien avec les précédentes et suivantes ?
• un outil peut-il répondre à plusieurs étapes ?
• la simplicité de mise en place ;
• la facilité d’utilisation ;
• les contraintes (financières, législation, sécurité, bonnes pratiques...)
• l’inclusion...

La mise en place
La mise en place doit être documentée (si personne ne connaît l’existence des outils ou des procédures, cela ne servira pas). On peut faire un guide pour les adhérent·e·s, le CA ou les salarié·e·s ou encore afficher sur un mur... Dans ces deux cas, on peut réutiliser le diagramme présenté ici et complété par les méthodes utilisées et indiquant dans le bas de page les contraintes et éléments ayant servi à la prise de décision.

Comme dit précédemment, il faut une gestion humaine (référent·e, délégué·e ou autre qui explique, transmet, relance...) pour une mise en place pérenne.

Les méthodes peuvent être mises en place en prenant le temps, surtout dans une structure avec beaucoup de membres !

Des phases de test sont nécessaires (2 au minimum, une première en groupe plus restreint pour « essuyer les plâtres », une deuxième intégrant tout le monde).

Des méthodes non retenues (trop chère, complexe en mise en place bien que simple d’utilisation par la suite...) pourront être éventuellement mise en place plus tard.