Cadre d’utilisation

La présentation fournie ici sert à montrer aux membres de l’association l’intérêt de l’utilisation de méthodes dans les réunions, les préparations...

Description

La présentation proposée en téléchargement, montre différents points détaillés ci-dessous.

Elle est orientée pour être ludique et nécessite une personne pour l’animation.

Partie 1 : Le poème

Tout le monde – Quelqu’un·e – Chacun·e – et Personne

 

Il était une fois quatre individus qu’on appelait Tout le monde – Quelqu’un – Chacun·e – et Personne.

Il y avait un important travail à faire, et on a demandé à Tout le monde de le faire.

Tout le monde était persuadé que Quelqu’un·e le ferait.

Chacun·e pouvait l’avoir fait, mais en réalité Personne ne le fit.

Quelqu’un·e se fâcha, car c’était le travail de Tout le monde !

Tout le monde pensa que Chacun·e pouvait le faire

Et Personne ne doutait que Quelqu’un·e le ferait…

En fin de compte, Tout le monde fit des reproches à Chacun·e

Parce que Personne n’avait fait ce que Quelqu’un·e aurait pu faire.

Ce poème tourne à la dérision une mauvaise organisation.

Celui-ci peut servir à démontrer qu’il est bon définir de manière claire (et parfois ordonnancée) qui fait quoi (quand et parfois comment).

Partie 2 : Une perception personnelle

Répondez individuellement, sans concertation, aux questions suivantes.

 

-* Vous devez marcher pendant un kilomètre avec un sac lourd, mais bon, « ça le fait ».

Quel est le poids du sac ?

 

-* Vous rentrez chez vous à pied, un peu fatigué. La marche est un peu longue, mais bon, « ça le fait », pas besoin d’appeler un taxi.

Quelle est la distance ?

 

Comparez les réponses.

Il est nécessaire de bien poser les tâches, les rôles et les dates butoir. En effet, nous avons tou·te·s des perceptions personnelles de la signification des mots. Le but des questions précédentes est de le mettre en lumière.

Partie 3 : Organisation

Cette partie nous amène à l’intérêt de l’utilisation d’outils de gestion. Voici quelques éléments pour agrémenter le propos.

Qui

Les instances
Définir les rôles représente quelque chose d’essentiel. Si dans le cadre d’une association, les rôles et pouvoirs du conseil d’administration et du bureau sont définis statutairement, cela n’est pas le cas pour tous les rôles !

Les bénévoles
Il arrive dans une association que l’on compte beaucoup sur les bénévoles qui ne sont pas toujours présents le jour J. L’étymologie du mot « bénévole » vient du latin « benevolus » qui signifie « bonne volonté ». Les désistements sont possibles et il faut apprendre à gérer avec...

On peut pallier ceci, par exemple :

• en demandant confirmation de la participation avant un événement ;
• en prévoyant des remplaçant·e·s en cas de coup du sort ou en prévoyant 3 bénévoles quand 2 pourraient suffire ;
• en rendant les moments bénévoles plus agréables (festif, ludique, nourriture...)

Les référent·e·s
Les référent·e·s et les commissions peuvent être nécessaires pour alléger les réunions. Il est alors fondamental de définir leurs rôles.

Par exemple, on peut concevoir diverses possibilités pour le rôle d’une commission ou d’un·e référent·e :

• faire des propositions qui sont remontées pour être votées ;
• gérer intégralement une partie qui lui est déléguée ;
• délégation de diverses tâches affectées à d’autres personnes.

Ces visions peuvent facilement être contradictoires, d’où l’utilité de définir les rôles et leurs champs d’action.

Dans une vision sociocratique et encore plus dans le cadre d’une entité qui gère une association, les commissions font plus souvent des propositions qui sont remontées pour être votées. La délégation de tâches reste possible sur des points spécifiques.

Prendre en charge intégralement une partie qui lui est déléguée peut-être conflictuel dans une structure morale, car cela ne représente pas la vision de tou·te·s et parfois même uniquement d’une minorité, voire d’un·e seul·e individu·e. De plus, cela peut :

• refléter des soucis de gestion qui fait que l’on a pas le temps de remonter les propositions ;
• être générateur d’erreurs qui auraient pu être évitées…

Lorsqu’il y a plusieurs commissions, il peut aussi être nécessaire de créer des passerelles entre elles.

Celles-ci peuvent se faire de plusieurs manières :

• lors des réunions de conseils ou inter-commissions ;
• de manières électroniques avec un outil partagé qui permet de connaître les avancées de chacun·e.

Quoi

Les tâches doivent également être précises (quantité, tarif, dates butoir, tâches liées, outils nécessaires…).

Afin de corréler les diverses tâches, un affichage papier ou numérique de celles-ci, ainsi que des différentes personnes qui les gèrent est utile. On peut aussi avoir un calendrier ou encore connaître les tâches liées les unes aux autres (Par exemple, la préparation d’un texte est lié à sa mise en page, puis à son impression).

Quand

Les imprévus sont inévitables ! Pour les tâches à effectuer, prévoyez un temps minimum de réalisation et une marge (classiquement 20 % de plus, marge changeante selon les « corps de métier »).

Les imprévus sont encore plus flagrants pour les tâches qui dépendent d’autres tâches…

Se baser sur les expériences passées et les bilans devient alors très utile.

Être autonome au maximum et ne pas dépendre trop de prestataires / bénévoles / locations… permet aussi de gérer plus facilement son temps.

Où

Où se passent les différentes actions ?

Comment
Quelles sont les ressources à disposition ? (Matériel, partenaires, bilans passés, finances...)

Quel agencement

Il est assez classique de faire un rapport / affiche / flyer… avec des jolis visuels, mais avec des incohérences de contenu, d’agencement ou de rendu final.

L’impression arrivant en fin de liste des tâches, cette étape peut être faite à la va-vite. Ceci peut être dû à une des tâches précédentes rendue trop en retard (Rédaction, relecture, mis en page...)

On peut amoindrir ces problèmes par des relances, en demandant en avance les productions de personnes que l’on sait retardataires, en ajoutant des marges de temps, par l’expérience en connaissant les temps de réactions des personnes avec qui l’on travaille…