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Les rôles de réunion

mardi 24 mai 2022, par Graine

Définir des rôles facilite la prise de parole et la gestion de réunion. Cela aide aussi à la rédaction du compte rendu.

Cadre d’utilisation

Les rôles s’utilisent dans une réunion. Cela facilite grandement les interactions, surtout s’il y a beaucoup de participant·e·s. Cela reste bénéfique pour un groupe plus restreint.

Description

Définir des rôles permet de ne pas se couper la parole, ne pas « se battre » pour la prendre, permet à toutes et tous de s’exprimer, de ne pas avoir de réunion trop longue… Pour le faire simplement, il est possible d’imprimer des rôles et de les distribuer sous forme de cartes.

Un des avantages de cette méthode est que les cartes expliquent le rôle et par conséquent, cela est facile à mettre en place.

Maîtrise du temps

Le binôme « maîtrise du temps » et « distribution de parole » animent la réunion.

Pour la maîtrise du temps, un problème courant est le temps mal défini. Il existe plusieurs éléments pour résoudre ce problème :

  • se baser sur les expériences passées pour définir le temps imparti ;
  • penser à ajouter 20 % de temps en plus ;
  • prévoir du temps pour les questions diverses ;
  • interrompre si on passe trop de temps sur un point et faire une commission ;
  • proposer de régler quelque chose dans le temps s’il n’y a pas consensus ou de consentement en apportant des nouveaux éléments à la réflexion pour la prochaine réunion ;
  • demander un vote…

Prise de note

Ce qui est acté en réunion est ce qui est écrit !
Il est important de reformuler, avoir des propos clairs et de noter en direct le compte rendu, visible par tout le monde de préférence. Ainsi, pendant la réunion, on peut corriger des formulations maladroites ou peu claires.

Distribution de parole

La distribution de parole n’attend pas seulement qu’on lui fasse signe, on fait attention aux personnes hésitantes, aux expressions non verbales...

Candide

Un rôle plus optionnel peut être utile. Il s’agit du ou de la candide qui pose les questions que d’autres n’oseraient pas forcément poser. Quel est le projet en cours ? Quel est le sens de cet acronyme ? Qui est et que fait ce partenaire ?...

Téléchargements

Logiciels libres et gratuits

La liste des logiciels utilisables pour ouvrir les documents se trouve ici.

Remarques

Il est bon de changer les rôles des personnes pour ne pas s’enfermer dans un personnage.
Ainsi, on évite l’incompréhension sur les aspects les moins agréables du rôle.
Par exemple, lorsque la « maîtrise du temps » demande d’arrêter une « discussion houleuse » afin d’avoir plus d’éléments dessus et faire une commission, cela peut être frustrant.

Méthodes complémentaires

Cette méthode se complète idéalement avec les « signes de réunion ».

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